Conditions Générales d’Utilisation

L’Application est éditée par :

Les présentes CGU ont pour objet de définir les conditions d’accès et d’utilisation de l’Application Floyaa, ainsi que les droits et obligations de l’Éditeur et des utilisateurs professionnels.

Floyaa est une solution SaaS conçue pour aider les professionnels du suivi thérapeutique à structurer l’après-séance, garder une continuité plus claire dans le suivi patient et conserver une vision simple de leur cabinet.

Floyaa n’est pas un dispositif médical, ne constitue pas un outil de diagnostic et ne se substitue jamais au jugement professionnel de l’utilisateur.

L’utilisation de l’Application nécessite la création d’un compte nominatif.

L’Utilisateur s’engage à :

• fournir des informations exactes et à jour ;
• utiliser une adresse email professionnelle ou effectivement utilisée dans le cadre de son activité ;
• choisir un mot de passe robuste ;
• conserver ses identifiants strictement confidentiels ;
• signaler sans délai toute utilisation non autorisée de son compte.

L’Utilisateur est responsable de toute activité réalisée depuis son compte, sauf preuve d’une utilisation frauduleuse ne lui étant pas imputable.

Floyaa propose notamment des fonctionnalités permettant de :

• créer et gérer des dossiers patients ;
• créer, importer ou organiser des consultations ;
• rédiger, dicter, transcrire et structurer des comptes-rendus post-séance ;
• utiliser des templates adaptés à la pratique de l’Utilisateur ;
• enrichir progressivement le dossier patient à partir des informations saisies ;
• faire apparaître des éléments de contexte, des thèmes ou un fil conducteur dans le temps ;
• préparer plus facilement la séance suivante ;
• générer ou organiser certains documents liés au suivi ;
• suivre certains éléments d’activité du cabinet, notamment consultations, paiements, revenus ou statistiques ;
• partager certains documents ou ressources via un portail patient lorsque l’Utilisateur choisit de le faire.

Les Services sont susceptibles d’évoluer. Floyaa peut ajouter, modifier ou retirer certaines fonctionnalités, sous réserve de ne pas supprimer l’objet principal du service sans information préalable de l’Utilisateur.

Lorsque l’Utilisateur connecte un calendrier compatible, l’accès est utilisé afin de faciliter l’import ou la visualisation de consultations.

Sauf indication contraire explicite, l’accès calendrier est réalisé en lecture seule : Floyaa ne crée, ne modifie et ne supprime pas d’événement dans le calendrier externe de l’Utilisateur.

L’Utilisateur peut révoquer l’accès au calendrier depuis son compte Floyaa ou depuis les paramètres du fournisseur de calendrier concerné.

Floyaa intègre des fonctionnalités d’intelligence artificielle destinées à aider l’Utilisateur à organiser, structurer, reformuler, synthétiser ou retrouver des informations qu’il a saisies ou générées dans l’Application.

Ces fonctionnalités ont pour finalité d’assister l’Utilisateur dans la structuration de l’après-séance et la continuité du suivi.

Les contenus générés automatiquement peuvent comporter des erreurs, omissions, imprécisions ou formulations inadaptées.

L’Utilisateur s’engage à relire, contrôler, corriger si nécessaire et valider tout contenu généré avant de l’utiliser, de l’exporter, de le conserver comme compte-rendu définitif ou de le partager avec un patient ou un tiers.

Floyaa ne prend aucune décision à la place de l’Utilisateur et ne modifie pas automatiquement les données sensibles d’un dossier patient sans action ou validation de l’Utilisateur lorsque cette validation est prévue dans le parcours.

Lorsque l’Application permet de partager des documents, synthèses ou ressources via un portail patient, ce partage est réalisé sous le contrôle de l’Utilisateur.

L’Utilisateur reste seul responsable :

• du choix des contenus partagés ;
• de leur exactitude ;
• de leur adéquation avec la situation de la personne concernée ;
• de l’information préalable du patient ou de la personne suivie ;
• du respect de ses obligations professionnelles, déontologiques et légales.

Floyaa ne partage pas automatiquement un compte-rendu privé avec un patient sans action de l’Utilisateur.

L’Utilisateur est responsable des données qu’il saisit, importe, conserve, structure ou partage via l’Application.

Il lui appartient notamment de :

• disposer d’une base légale appropriée pour traiter les données patient ;
• informer les patients ou personnes suivies lorsque cela est requis ;
• respecter le secret professionnel ou les obligations de confidentialité applicables à son activité ;
• ne saisir que les informations nécessaires à sa pratique ;
• éviter de saisir des données excessives, non pertinentes ou illicites ;
• vérifier que l’usage de Floyaa est compatible avec ses obligations professionnelles.

Floyaa agit, pour les données patient traitées pour le compte de l’Utilisateur, en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, dans les limites décrites par la Politique de confidentialité et, le cas échéant, par l’accord de sous-traitance applicable.

L’Utilisateur demeure responsable de traitement pour les données patient qu’il traite dans le cadre de son activité professionnelle.

Floyaa met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables destinées à protéger les données traitées via l’Application.

Ces mesures peuvent inclure notamment :

• le chiffrement des échanges ;
• des contrôles d’accès ;
• des mécanismes d’authentification ;
• des sauvegardes ;
• des mesures de séparation des données ;
• une limitation des accès aux seules personnes ou prestataires ayant besoin d’en connaître.

Les modalités détaillées relatives à l’hébergement, aux sous-traitants, aux durées de conservation, aux éventuels transferts hors Union européenne et aux mesures de sécurité sont décrites dans la Politique de confidentialité.

Lorsque les données traitées relèvent de la réglementation applicable aux données de santé, l’Utilisateur reconnaît qu’il lui appartient de vérifier l’adéquation de l’Application avec ses obligations propres. Floyaa s’engage à communiquer les informations raisonnablement nécessaires sur son hébergement, sa sécurité et ses sous-traitants.

Les traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de l’utilisation de Floyaa sont décrits dans la Politique de confidentialité disponible à l’adresse suivante :

https://floyaa.com/politique-confidentialite

Cette politique précise notamment :

• les catégories de données traitées ;
• les finalités de traitement ;
• les bases légales ;
• les durées de conservation ;
• les destinataires et sous-traitants ;
• les droits des personnes concernées ;
• les modalités de contact pour toute demande liée aux données personnelles.

Floyaa peut utiliser des données techniques, statistiques ou d’usage afin d’assurer le fonctionnement, la sécurité, la maintenance et l’amélioration de l’Application.

Lorsque des données issues de l’usage de l’Application sont utilisées à des fins d’amélioration produit, elles le sont dans le respect de la Politique de confidentialité.

Les données patient ne sont pas utilisées par Floyaa pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle généralistes sans base légale appropriée ou accord explicite lorsque celui-ci est requis.

Certaines fonctionnalités peuvent être proposées en version alpha, bêta ou expérimentale.

Ces fonctionnalités sont fournies en l’état, peuvent comporter des erreurs ou limitations, et peuvent être modifiées, suspendues ou supprimées à tout moment.

L’Utilisateur est invité à faire preuve de vigilance renforcée lors de l’utilisation de ces fonctionnalités, en particulier lorsqu’elles concernent des données patient ou des contenus générés automatiquement.

Floyaa peut proposer un essai gratuit de 14 jours permettant de tester l’Application.

Lorsque l’essai gratuit est proposé sans carte bancaire, aucun abonnement payant n’est automatiquement déclenché à l’issue de l’essai.

À la fin de la période d’essai, l’accès à tout ou partie de l’Application peut être limité, suspendu ou conditionné à la souscription d’un abonnement payant.

Les abonnements sont proposés selon les tarifs indiqués sur le site ou dans l’Application au moment de la souscription.

Les paiements sont traités par un prestataire de paiement sécurisé.

Sauf indication contraire, les prix sont exprimés hors taxes, la TVA applicable étant ajoutée le cas échéant.

Lorsque l’Utilisateur souscrit un abonnement payant, celui-ci est renouvelé automatiquement selon la périodicité choisie, sauf résiliation avant la date de renouvellement.

L’Utilisateur peut résilier son abonnement depuis l’Application ou en contactant le support lorsque la résiliation depuis l’Application n’est pas disponible.

Toute période commencée reste due, sauf disposition légale contraire ou geste commercial accordé par Floyaa.

En cas d’échec de paiement, Floyaa peut notifier l’Utilisateur et suspendre l’accès à tout ou partie de l’Application si la situation n’est pas régularisée.

L’Utilisateur s’engage à utiliser l’Application conformément à sa finalité professionnelle et aux lois et réglementations applicables.

Il s’interdit notamment :

• d’utiliser l’Application à des fins illicites ;
• de saisir des contenus manifestement illégaux ;
• de porter atteinte aux droits de tiers ;
• de tenter d’accéder aux données d’autres utilisateurs ;
• de contourner les mesures de sécurité ;
• de perturber le fonctionnement de l’Application ;
• d’utiliser Floyaa pour automatiser une relation thérapeutique ou prendre des décisions à la place d’un professionnel qualifié.

Floyaa se réserve le droit de suspendre ou résilier un compte en cas de manquement grave, de risque pour la sécurité, de fraude ou d’usage manifestement contraire à la finalité du service.

Floyaa met en œuvre des efforts raisonnables pour assurer l’accessibilité et le bon fonctionnement de l’Application.

L’Application peut toutefois être temporairement indisponible en raison d’opérations de maintenance, de mises à jour, d’incidents techniques, de défaillances de prestataires tiers ou de cas de force majeure.

Sauf engagement contractuel spécifique, Floyaa ne garantit pas une disponibilité continue et ininterrompue de l’Application.

Floyaa est tenue à une obligation de moyens.

L’Utilisateur reconnaît que l’Application est un outil d’aide à l’organisation, à la structuration et à la continuité du suivi, et non un outil de décision clinique, médicale ou thérapeutique.

L’Utilisateur reste seul responsable :

• de sa pratique professionnelle ;
• des informations saisies ;
• de la validation des contenus générés ;
• de l’usage des comptes-rendus, synthèses ou documents ;
• des décisions prises dans le cadre de son activité.

Floyaa ne saurait être tenue responsable des conséquences résultant :

• d’une erreur ou omission dans les données saisies par l’Utilisateur ;
• d’une absence de relecture ou de validation d’un contenu généré ;
• d’une utilisation de l’Application contraire à sa finalité ;
• d’une utilisation en situation d’urgence ;
• d’un manquement de l’Utilisateur à ses obligations professionnelles, légales ou déontologiques.

Dans la limite autorisée par la loi, la responsabilité totale de Floyaa est limitée au montant payé par l’Utilisateur au cours des douze derniers mois précédant le fait générateur du dommage.

Floyaa ne pourra être tenue responsable des dommages indirects, tels que perte d’exploitation, perte de revenus, perte de chance, atteinte à l’image ou préjudice commercial indirect.

L’Application, son interface, son code, sa structure, ses bases de données, ses textes, ses éléments graphiques, ses fonctionnalités et la marque Floyaa restent la propriété exclusive de l’Éditeur ou de ses ayants droit.

L’Utilisateur bénéficie d’un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utiliser l’Application pendant la durée de son abonnement ou de son essai.

L’Utilisateur reste propriétaire des données et contenus qu’il saisit ou importe dans l’Application.

L’Utilisateur peut demander l’export ou la suppression de ses données selon les modalités prévues dans l’Application ou dans la Politique de confidentialité.

À la fermeture du compte, les données peuvent être supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable, sous réserve :

• des obligations légales de conservation ;
• des données nécessaires à la facturation, à la preuve ou à la sécurité ;
• des sauvegardes techniques supprimées selon leur cycle propre.

L’Utilisateur peut résilier son abonnement selon les modalités prévues dans l’Application.

Floyaa peut suspendre ou résilier l’accès de l’Utilisateur en cas de manquement grave aux présentes CGU, après notification restée sans effet pendant 7 jours, sauf urgence, fraude, atteinte à la sécurité ou risque juridique majeur justifiant une suspension immédiate.

Floyaa peut modifier les présentes CGU afin de tenir compte de l’évolution de l’Application, de la réglementation ou de son modèle commercial.

En cas de modification substantielle, l’Utilisateur sera informé dans un délai raisonnable avant l’entrée en vigueur des nouvelles CGU.

La poursuite de l’utilisation de l’Application après l’entrée en vigueur des nouvelles CGU vaut acceptation.

Les présentes CGU sont soumises au droit français.

En cas de différend, les parties s’efforceront de rechercher une solution amiable.

À défaut de résolution amiable, et sous réserve des dispositions légales impératives applicables, les tribunaux compétents seront ceux du ressort de Lille, France.

Pour toute question relative aux présentes CGU :