Pour beaucoup de praticiens, le problème n'est pas de prendre des notes, c'est ce qu'elles deviennent : un carnet par-ci, un fichier par-là, une mise au propre qui déborde sur la soirée, et des points à reprendre qu'on ne retrouve plus au moment de la séance suivante.
Prendre des notes pendant la séance ou attendre la fin ? Garder un cahier à part pour ses « notes personnelles » ? Que répondre si une personne demande à lire ce que vous avez écrit sur elle ?
Ces questions peuvent se poser en supervision, et leurs réponses dépendent du contexte de pratique.
Ce guide fait le point en quatre temps : à quoi servent les notes, comment les prendre sans quitter l'échange, ce que dit le cadre (déontologie, RGPD, conservation), et une méthode simple pour passer des notes brutes à un suivi lisible.
Il s'adresse aux psychologues, et plus largement aux psychothérapeutes et psychopraticiens qui tiennent un dossier de suivi.
L'essentiel
- Les notes servent d'abord à vous : continuité du suivi, préparation des séances, supervision.
- La distinction entre « notes personnelles » et « dossier » existe dans le code de déontologie, mais elle ne met pas vos notes à l'abri d'une demande d'accès. Écrivez-les en conséquence.
- Des notes sur une personne identifiable sont des données de santé au sens du RGPD : elles doivent être protégées, conservées pour une durée définie, puis supprimées.
- La méthode la plus tenable : quelques mots-clés pendant la séance, une mise en forme juste après, dans une trame stable.
À quoi servent les notes de séance ?
On sous-estime souvent combien les notes structurent le travail clinique. Elles servent à :
- Préparer la séance suivante. Relire en deux minutes ce qui avait été laissé en suspens.
- Suivre l'évolution sur la durée. Un thème évoqué en séance 3 qui revient en séance 11 ne se repère que s'il a été consigné.
- Préparer une supervision ou une intervision. Des notes datées permettent de présenter une situation avec précision, en l'anonymisant.
- Assurer la continuité. En cas d'interruption ou de cessation d'activité, le code de déontologie demande de s'efforcer d'assurer la continuité de son action (article 19).
Côté patient, la question « pourquoi le psy prend-il des notes ? » revient souvent. Une phrase d'explication au premier entretien suffit généralement : vous notez pour garder le fil, ces notes sont confidentielles et protégées.
Pendant ou après la séance ?
Il n'y a pas de bonne réponse unique. Chaque option a ses avantages.
| Moment | Avantages | Limites |
|---|---|---|
| Pendant la séance | Citations exactes, chronologie fidèle | Regard moins disponible, rupture possible du contact |
| Juste après la séance | Écoute totale pendant l'échange, recul immédiat | Demande quelques minutes entre deux rendez-vous |
| En fin de journée | Une seule plage d'écriture | Mémoire moins précise, fatigue, risque de retard qui s'accumule |
Un compromis possible : quelques mots-clés pendant la séance (une phrase marquante entre guillemets, un chiffre, un prénom), puis une mise en forme dans l'heure qui suit.
Certains praticiens préfèrent ne rien écrire pendant la séance et dicter leurs observations à voix haute juste après.
Quelle trame utiliser pour prendre des notes rapidement ?
Pendant la séance, un pense-bête en quatre lignes suffit souvent :
Ces lignes alimentent ensuite votre modèle de compte rendu de séance, plus complet.
Que faut-il écrire, et que vaut-il mieux éviter ?
À écrire
- Les propos rapportés, signalés comme tels (« rapporte que », guillemets).
- Les observations factuelles : présentation, affect, discours, attitude.
- Les interventions proposées et la réponse de la personne.
- Les hypothèses de travail, datées et formulées comme des hypothèses.
- Les évaluations de risque et les décisions prises.
À éviter
- Les jugements de valeur et les qualificatifs sans élément observable.
- Les étiquettes que vous ne pouvez pas justifier par une évaluation.
- Les informations détaillées sur des tiers (conjoint, collègue, famille) au-delà de ce qui est utile au suivi.
- Les abréviations que vous seul comprenez : dans deux ans, vous ne les comprendrez peut-être plus non plus.
Un bon test : relire chaque note en se demandant si la personne pourrait la lire sans être blessée ni réduite à une étiquette. C'est une exigence de clarté, et c'est aussi la meilleure protection en cas de demande d'accès.
Notes personnelles ou dossier : que dit vraiment le cadre ?
Que prévoit le code de déontologie ?
L'article 23 du code de déontologie des psychologues (version consolidée 2021) prévoit que le psychologue « recueille, traite, classe et archive ses notes personnelles et les données afférentes à son activité de manière à préserver la vie privée des personnes en garantissant le respect du secret professionnel ».
Le code reconnaît donc l'existence de notes personnelles, et leur impose une protection.
Rappelons que ce code n'a pas, à ce jour, de valeur réglementaire : c'est une référence professionnelle, largement reconnue, que vous pouvez citer auprès de vos patients.
La personne peut-elle demander à lire vos notes ?
Le code de déontologie ne dit pas que les notes personnelles échappent au droit d'accès. Deux textes sont à connaître :
- Le RGPD (article 15) donne à toute personne le droit d'obtenir l'accès aux données personnelles qui la concernent. La CNIL précise que le responsable de traitement doit en principe répondre dans un délai d'un mois, prolongeable dans certains cas (CNIL, répondre à une demande de droit d'accès).
- Le code de la santé publique (article L1111-7) organise l'accès aux informations de santé détenues par les professionnels et établissements de santé, à l'exception des informations recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge ou concernant de tels tiers (article L1111-7 sur Légifrance). Son application au psychologue exerçant en libéral fait débat ; en établissement, elle ne fait guère de doute.
La Commission d'accès aux documents administratifs (CADA) a ainsi estimé, dans un avis rendu en 2020, que les notes prises par une psychologue lors de consultations de psychothérapie et conservées par l'établissement étaient communicables à la personne concernée,
même sans échange avec d'autres professionnels (avis CADA 20203064).
Ce qu'on peut en retenir, avec prudence : un brouillon détruit une fois le compte rendu rédigé ressemble à un aide-mémoire. Une note datée, rangée au nom de la personne et relue de séance en séance fait partie du suivi. Partez du principe qu'elle peut être demandée.
En cas de demande délicate, faites-vous conseiller par votre organisation professionnelle ou un juriste. Cet article ne constitue pas un avis juridique.
Que couvre le secret professionnel ?
L'article 7 du code de déontologie rappelle que le psychologue est tenu au secret professionnel dans les conditions des articles 226-13 et 226-14 du code pénal (article 226-13 sur Légifrance).
Le secret couvre « ce qui lui est confié comme ce qu'il voit, entend ou comprend », quel que soit le support : carnet, fichier, enregistrement, logiciel.
Comment passer de notes brutes à un suivi lisible ?
- Pendant la séance : quatre lignes de mots-clés, ou rien si vous préférez écouter.
- Dans l'heure : mise en forme dans votre trame de compte rendu, en distinguant faits et hypothèses.
- Avant la séance suivante : relecture de la rubrique « Suite » et des points de vigilance.
- Une fois par mois ou par trimestre : courte synthèse de l'évolution, utile en supervision et pour la personne si elle demande où vous en êtes.
L'étape 2 peut prendre du temps.
Floyaa a été conçu pour elle : il rédige le compte rendu à partir de la source que vous préférez, vos notes écrites, un mémo vocal après la séance, ou l'enregistrement de la consultation en direct (Capture), selon votre format.
Vous n'êtes pas obligé d'enregistrer vos séances : les mêmes formats de compte rendu sont proposés pour les modes d’entrée auxquels vous avez accès. Capture, l’enregistrement de consultation, est en phase de test avec un accès restreint. Le contenu reste à vérifier à partir de votre source. Si vous choisissez l'enregistrement, informez la personne et recueillez son accord avant de commencer.
Vous relisez et vous corrigez ; la génération du compte rendu conserve vos notes d'origine séparément. Vous gardez la main sur les informations que vous choisissez de conserver ou de supprimer dans le dossier.
La démo de 34 secondes montre comment passer de vos notes au compte rendu et retrouver les points à reprendre avant la prochaine séance.
Sources
- Code pénal, article 226-1 (Légifrance) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000042193566
- Code de déontologie des psychologues, version consolidée au 9 septembre 2021, articles 7, 19 et 23 : https://www.codededeontologiedespsychologues.fr/wp-content/uploads/2021/09/Code_deontologie_psychologue_9-09-2021.pdf
- CNIL, répondre à une demande de droit d'accès : https://www.cnil.fr/fr/repondre-une-demande-de-droit-dacces
- CNIL, référentiel relatif à la gestion des cabinets médicaux et paramédicaux : https://www.cnil.fr/sites/cnil/files/atoms/files/referentiel_-_cabinet.pdf
- Code de la santé publique, article L1111-7 (Légifrance) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000042685313
- Code pénal, article 226-13 (Légifrance) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006417945
- Avis CADA n° 20203064 du 19 novembre 2020 : https://www.data.gouv.fr/explore/cada/20203064
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), articles 9 et 15 : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
Cet article donne des repères pratiques. Il ne constitue pas un avis juridique.
Questions fréquentes
Pourquoi un psychologue prend-il des notes pendant la séance ?
Pour garder le fil du suivi : retenir les mots exacts de la personne, repérer ce qui revient d'une séance à l'autre et préparer la suite. Certains praticiens ne notent rien pendant la séance et écrivent juste après, pour rester entièrement disponibles dans l'échange.
Les notes personnelles du psychologue sont-elles accessibles au patient ?
Le code de déontologie des psychologues mentionne les notes personnelles (article 23) sans les exclure du droit d'accès.
Le RGPD donne à chacun un droit d'accès à ses données personnelles (article 15), et la CADA a jugé communicables des notes de psychologue conservées par un établissement. Le plus prudent est d'écrire toute note conservée comme si la personne pouvait la lire.
Combien de temps un psychologue doit-il conserver ses notes ?
Aucun texte propre aux psychologues libéraux ne fixe de durée à notre connaissance. Le référentiel de la CNIL pour les cabinets médicaux et paramédicaux retient vingt ans après la dernière prise en charge (cinq ans en base active, quinze ans en archive).
Il n'est pas contraignant : toute autre durée doit être justifiée.
Peut-on prendre ses notes de séance sur un ordinateur ou une tablette ?
Oui, à condition de protéger l'appareil et les données : mot de passe, chiffrement, sauvegardes, outil adapté aux données de santé. Expliquez à la personne que vous prenez des notes et comment elles sont protégées.
Évitez les applications grand public non prévues pour ce type de données.
Peut-on enregistrer une séance pour faciliter la prise de notes ?
Un enregistrement est une donnée personnelle sensible et suppose l'information et l'accord préalable de la personne, ainsi qu'un cadre de conservation précis.
Enregistrer sans son consentement des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel est puni par l'article 226-1 du code pénal (Légifrance).
Beaucoup de praticiens préfèrent dicter leurs propres observations après la séance plutôt que d'enregistrer l'échange.
Dans Floyaa, les notes écrites et le mémo vocal après la séance permettent de rédiger un compte rendu sans enregistrer l’échange. Capture, l’enregistrement de consultation, est en phase de test avec un accès restreint.
Comment conserver et protéger vos notes ?
Combien de temps les garder ?
Aucun texte propre aux psychologues libéraux ne fixe, à notre connaissance, de durée de conservation.
Un repère possible est le référentiel de la CNIL pour les cabinets médicaux et paramédicaux :
vingt ans à compter de la dernière prise en charge, dont cinq ans en base active puis quinze ans en archive sur un support distinct, avant suppression ou anonymisation (référentiel CNIL, partie 7).
Ce référentiel vise les professions médicales et paramédicales et n'est pas contraignant. Si vous retenez une autre durée, notez-la et justifiez-la dans votre registre des traitements.
Comment les protéger ?
Des notes sur la santé psychique d'une personne identifiable sont des données de santé, une catégorie particulière au sens de l'article 9 du RGPD. Quelques réflexes de base :